بندور كثيرًا على تقنيات تساعدنا في تنظيم وقتنا، لكن الموضوع مش بيكون بسهولة كلام الكتب، عشان كدا النهاردة هنتكلم سوا عن خطوات تساعدنا في تنظيم وقتنا و تجنبنا أي مشتتات.
لو متوسط عمرنا 60 سنه فأحنا بنقضي 25% منه وأحنا نايمين، وحوالي 12% وأحنا بنشتغل أو بمعني تاني في الـDeadline Time Zone، أما باقي عمرنا فبيتوزع بين نشاطاتنا اليومية؛ زي القراءة، والأكل، وما إلى ذلك.
لكن قبل ما نتكلم عن الخطوات، لازم نتكلم عن تقنية مهمة جدًا هتساعدنا في تنفيذ كل الخطوات بجودة عالية، وهتساعدنا كذلك في الاستفادة من وقتنا بأكبر قدر ممكن، وهي:
الـ POMODORO TECHNIQUE
في البداية كدا لازم نقول إن العقل البشري بطبعه بيرفض أي ضغوط مستمرة لفترات طويلة، فبمجرد ما بيبدأ يحس بأن الموضوع هيأخذ وقت كبير و يحتاج جهد عالي، بيبدأ يوصلك أن الموضوع صعب و متعب و بناء عليه بنلجأ للتسويف؛ عشان كدا في أواخر الثمانينات قام فرانشيسكو سيريلو في فترة الجامعة بابتكار وتطوير تقنية الطماطم.
- ايه هي بقى تقنية الطماطم!
تقنية الهدف منها تقسيم وقت العمل الطويل جدًا لفترات بسيطة، مدتها 25 دقيقة تحت مسمي الدورات، بيفصل بين كل دورة و دورة فترة راحة مدتها تتراوح بين ثلاث إلى خمس دقائق. و بيستند أسلوب التقنية على فكرة التوقف المتكرر من أجل تحسين سرعة البديهة وزيادة التركيز.
- ليه تقنية الطماطم؟
زي ما قولنا إن العقل البشري بيرفض الضغط المستمر، فلما بنستخدم التقنية بنوصل لعقلنا أن الموضوع هيكون بسيط جدًا ومش هيحاج تعب ولا جهد كبير، هما مجرد 25 دقيقة.
- ليه الطماطم!
لو مستغرب من اسم التقنية فدا بيرجع لأن مبتكرها فرانشيسكو سيريلو كان يستخدم مؤقت على شكل حبة طماطم لما كان طالب في الجامعة، ومن هنا جت التسمية.
- طريقة الاستخدام:
عشان نقدر نطبق التقنية بشكل فعال، لازم نعمل 5 خطوات بسيطة:
- تحديد الهدف أو الـTask
- لازم تحدد أنت هتعمل ايه بشكل سليم، عشان وقتك ميضيعش على الفاضي.
- هنظبط المؤقت اللي بنستخدمه على 25 دقيقة.
- اشتغل لحد ما المؤقت يرن.
في هنا نقطه مهمة: الهدف الأساسي للتقنية هو التركيز وعدم التجزئة وأننا بنحاول نمنع أي مقاطعات خارجية أو داخلية، عشان كدا أي شئ هيكون سبب في توقف الدورة، هنضطر بناء عليه أننا نبدأ دورة جديدة.
- فترة راحة من ثلاث إلى خمس دقائق.
- بعد كل أربع دورات بنأخذ فترة راحة من 15 إلى 30 دقيقة.
- الهدف من التقنية:
الهدف من التقنية هو الوصول لأقصى إنتاجية، عشان كده كل خطوة مهمة جدًا ومترتب عليها الخطوة اللي بعدها بشكل كبير، فمن بداية تحديدك للهدف، العقل بيوصله أن في حاجة مهمة هتحصل وبيبدأ يركز، أما ضبط الوقت فبيعبر عن عزمك الكبير علي تنفيذ المهمة، وعدد الدقائق بيعتبر محفز على إنجاز المهمة، وانتهاء المدة يعني فترة الراحة اللي بتعتبر جائزة بسيطة لينا.
و دلوقتي، جه الوقت اللي نتكلم فيه عن تنظيم الوقت.
عشان كده هنبدأ بـ 5 خطوات أساسية لتنظيم وقتنا الثمين جدًا:
- وقتك رايح فين!
من المهم جدًا أننا نكون عارفين أحنا بنحط وقتنا فين وليه، وأننا نعرف أحنا بنستخدم وقتنا في ايه هيفيدنا جدًا في معرفة يومنا ماشي إزاي، ونحسب اد ايه من وقتنا رايح في النوم، أو الشغل، أو المواصلات، أو حتى ممكن جزء كبير من وقتنا يكون رايح على حاجات ممكن متكونش مفيدة لينا زي الاستخدام الزيادة للـFacebook أو الـInstagram. من خلال الخطوة دي هنقدر نبدأ نعمل Control على وقتنا ويومنا ونستبدل الوقت الضائع بوقت مفيد هيزود الإنتاجية بتاعتنا.
- التخطيط
لو بنبدأ أي مشروع بنحتاج أننا نخطط كويس جدًا، ووقتنا ميقلش نهائيًا عن المشاريع الكبيرة، عشان كدا من الأحسن أننا نعمل خطة أسبوعية فيها كل الحاجات اللي عايزين نعملها، ما بين أهداف الأسبوع و النشاطات اللي ورانا وتكون قصاد عنينا. ونكتب مع الخطة TO DO LIST بشكل يومي بالمهام اللي هنعملها النهاردة أو بكره.
- تحديد الأولويات
“الأهم قبل المهم” دي العادة الرابعة في كتاب العادات السبع للناس الأكثر فعالية لـ “ستيفن آر كوفي”. تحديد أهمية الأهداف أو النشاطات بيساعدنا على تحديد الأولوية لكل نشاط، ودا بيساعدنا لتنفيذ المهام بحسب الأولوية، غير أنه بيخلينا نعرف الوقت المناسب لإتمام كل مهمة.
- اعمل حاجة واحدة كل يوم
خلونا نعترف في الأول أن في ناس بتقدر تعمل أكتر من حاجة في نفس الوقت، لكن اللي مش بيقدر يعمل كدا يكتفي بحاجة واحدة فقط. لو قررنا أننا نعمل أكتر من حاجة في نفس الوقت وأحنا مش قادرين نعمل ده، فاللي هيحصل أننا هنضيع وقت كبير جدًا، غير أننا هنكون مشتتين بين المهام اللي بنعملها.
- راجع يومك
بمعني بسيط نقيّم يومنا كان ماشي إزاي، ونراجع أحداثه ونشوف الخطة بتاعتنا، ونشوف ايه اللي خلص وايه اللي لسه مخلصش، وليه مخلصش، ونبدأ نشوف حلول للأسباب اللي عطلتنا. دا هيساعدنا أننا نطور من نفسنا بشكل كبير.
طيب أنا عملت كل دا بس بتشتت، المفروض أعمل ايه؟
الحاله دي اسمها Monkey Mind ودي بتحصل لناس كتير جدًا، والحل بتاعها بسيط “حاول تخلي البيئة اللي بتشتغل أو بتدرس فيها مناسبه ليك”، بمعني تاني حاول تخلي كل الحاجات اللي بتبعدك عن شغلك بعيدة عنك، والحاجات اللي بتساعدك على زيادة إنتاجيتك وتركيزك قريبة منك، وده نحدده في عدة عناصر:
- اعرف في البداية إيه اللي بيشتتك.
- موبايلك لو مش هتستخدمه في حاجة مهمة جدًا، خليه بعيد عنك، ولو هتسخدمه وأنت بتشتغل على اللاب مثلًا، فالأفضل أنه ميكونش بين أيديك، خليه جنبك أحسن.
- لو مش بتحب تشتغل في دوشة، شوف مكان هادئ تشتغل فيه.
- أفصل تفكيرك عن أي حاجة بعيدة عن الحاجة اللي أنت بتعملها.
يا ترى دلوقتي قدرت تعرف السبب اللي كان دايمًا معطلك؟ يا ترى لسه الطماطم مجنونة ولا خالص هتتعلم منها؟